Schlechte Meetings kann sich keine Firma in Zeiten von Homeoffice und Viertagewoche leisten. Experten raten: radikal ausmisten, Qualität von Sitzungen messen – und wenn nötig dankend absagen.
Bei unproduktiven Meetings ist es wie mit ungesunder Ernährung: Jedem ist der Schaden in der Theorie bewusst, doch geändert wird meist wenig. Dabei sind schlechte Sitzungen nicht nur Zeitverschwendung, sagt Oliver Mattmann, Geschäftsführer der Peter Beglinger Training AG aus Zug in der Schweiz. „Unproduktive und überflüssige Meetings schädigen auch die Unternehmenskultur“, warnt er. Denn werde Stillstand akzeptiert, demotiviere das Beschäftigte und Führungskräfte gleichermaßen.
Offensichtlich überflüssige Meetings bremsen dabei nicht nur junge Mitarbeiter der Generation Z aus. „Auch ältere Menschen stören sich an zu vielen, unnützen oder überflüssigen Meetings. Dieses Bild ist altersunabhängig“, unterstreicht Mattmann. Und die Lage spitzt sich zu, allein schon wegen eines simplen Fakts. „Um Resultate zu produzieren, steht uns immer weniger Arbeitszeit zur Verfügung“, sagt der Schweizer, dessen Vater wöchentlich noch 55 Stunden pro Woche gearbeitet hat, bei nur zwei Wochen Urlaub im Jahr.
Umso wichtiger ist es, den Sitzungskalender radikal auszumisten. Reine Informationsveranstaltungen können sofort ersatzlos gestrichen werden, findet auch Stephan Höfer, Professor für Produktionsorganisation und Qualitätsmanagement an der ESB Business School der Hochschule Reutlingen. Er hat mit Mattmann den Ratgeber „In 7 Etappen zum Meeting-Champion: Ein Business-Roman“ geschrieben.
STERN PAID IV Bartenbach 15:08
Tipps für gute Meetings
So unterschiedlich Unternehmen je nach Größe und Branche auch sind – nach Ansicht der Experten gibt es einige Grundvoraussetzungen, die Meetings immer erfüllen müssen:
Keine Sitzung beginnt ohne Agenda, Protokoll und Zielsetzung. „90 Prozent des Meeting-Erfolges ist die Vorbereitung“, sagen die Autoren. Spätestens drei Arbeitstage vorher sind alle Unterlagen bei den Teilnehmenden.Keine Sitzungstouristen dulden – es werden nur Personen eingeladen, die konkret etwas zum Meeting beitragen oder die Moderation übernehmen. Wer nicht konsequent auf Störungen (Telefon, Computer) verzichten kann, sollte dem Meeting fernbleiben. Punkte wie „Diverses, Sonstiges, Verschiedenes“ haben auf der Agenda nichts verloren. „Es ist sowieso nur die Müllhalde für unvorbereitete Themen“, meinen Höfer und Mattmann. Jedes Meeting endet mit einer konkreten Vereinbarung. Mindestanspruch: Wer macht was bis wann?
Klingt simpel. Doch warum ist das in der Praxis so schwer umzusetzen? Offenbar fehlt es immer noch an Problembewusstsein. Das legt eine Umfrage nahe, die Mattmanns Unternehmen kürzlich für den Dachverband der Schweizer Wirtschaft Economiesuisse durchgeführt hat. Jeder Vierte der 532 Befragten gab zu Protokoll, dass die Meetingkultur im Unternehmen nie hinterfragt wird. Nur elf Prozent beschäftigten sich mindestens einmal pro Monat mit der Frage, wie Sitzungen besser ablaufen könnten.
Die Umfrage legt außerdem nahe: Die meisten Meetings finden einmalig und ad hoc statt. Hier lohnt es sich laut den Autoren, für solche Themen ein festes Format zu etablieren. „Unsere Erfahrung zeigt, dass regelmäßige und wiederkehrende Meetings viel einfacher zu optimieren sind“, sagen sie. Dabei gilt laut den Experten die Maxime: kurz und dafür öfter: „Also lieber sich im Team einmal am Tag 15 Minuten über Aufgaben und Ziele austauschen, anstatt alle zwei Wochen 120 Minuten im Meeting-Zimmer verbringen und trotzdem nicht vorwärtskommen.“
Erfolg von Meetings messen
Wie erfolgreich ein Meeting wirklich ist, lässt sich laut Höfer und Mattmann durchaus messen. Eine Methode sei der „MEGA“-Wert (Meeting Goal Achievement). Die Teilnehmenden werden gefragt, ob aus ihrer Sicht das Ziel des Meetings erreicht wurde. Sie können nur 0 oder 100 Prozent vergeben. Der Durchschnittswert ergibt ein klares Bild, wie erfolgreich die Zusammenkunft war. Die Experten schlagen vor: Die wichtigsten Meetings (rund 20 Prozent aller Sitzungen) werden so auf ihre Qualität hin überprüft. Ein Ziel könne lauten, den „MEGA“-Wert binnen drei Monaten um 25 Prozent zu erhöhen.
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Gute Meetings sind nicht nur eine Aufgabe für die einladende Person. Für eine gute Meetingkultur geben Mattmann und Höfer diese Tipps:
Jeder Teilnehmer fühlt sich dafür verantwortlich, das Ziel des Meetings schneller und in besserer Qualität zu erreichen. Am Ende jedes Meetings wird die Frage gestellt: Was können wir beim nächsten Meeting sofort ändern und verbessern?Der besseren Meetingkultur im Team wird ein fester Zeitraum reserviert, zum Beispiel jeden Monat einen halben Tag. „Konsequent sein: Keine Einladung für Meetings annehmen, in der Agenda, Zielsetzung und Protokoll fehlt“, sagen die Autoren.
Entscheidend für bessere Meetings sind am Ende aber die Führungskräfte. „Wird vom Management eine ’schlampige‘ Meetingkultur vorgelebt, zieht sich das durchs Unternehmen“, warnt Mattmann. Er findet: Selbst viele Top-Manager moderieren Meetings eher schlecht. Dennoch werde Weiterbildung in dem Bereich noch immer massiv vernachlässigt. Dabei könne Fortbildung helfen, hart erarbeitete Erfolge in der Meetingkultur nachhaltig zu bewahren. „Das ist kein Selbstläufer, sondern Führungsaufgabe“, unterstreicht der Trainer.
